Belge Kontrolü
Dosyaların tasnif edilmesinde amaç birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını,
aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir
düzen kurmak olmalıdır. Ayrıca tasnif sistemi kurulurken getirilecek sistemin, dosyaların
arşive transferi için de esas ve kolaylık sağlayıcı türde bir düzenlemeye sahip olması önemle
göz önünde tutulmalıdır.
- Dosyalama tasnif sistemleri:
- Alfabetik Dosya Tasnif Sistemi
- Kronolojik (Tarihsel) Dosya Tasnif Sistemi
- Bölgesel Esasa Göre Dosya Tasnif Sistemi
- Numaralı Dosya Tasnif Sistemleri
a) Serial Dosya Tasnif Sistemi
b) Desimal (ondalık) Dosya Tasnif Sistemi
- Konu Esasına Göre (Tek Konu - Tek Dosya) Tasnif Sistemi
- Karma Dosya Tasnif Sistemi
- Sanal Dosya Tasnif Sistemi
İmza, Paraf
Büro işlerinin, belli bir sistem çerçevesinde yürütülmesi için, imza formları, belge
kayıt defterleri kullanılarak belgelerin kaybolması engellenir ve takipleri mümkün olur.
Kayıt işlemleri sayesinde, belgenin nerede aranacağı kolaylıkla bulunur. Alınan belgelerin
kim tarafından alındığı ve yerine konup konulmadığı, takip edilir; yerinde olmayan
dosyaların yerleri belirlenir. Belge yönetiminde dikkat edilmesi gereken husus, belge ve
dosyaların alınırken ve teslim edilirken imza karşılığında yapılmasını sağlamaktır.
Paraf, imza yerine örgüt içi yazışmalarda kullanılır. Genellikle kişilerin ad ve
soyadlarının baş harflerinden oluşan küçük imzadır. Belgeyi paraf etmenin anlamı, ilgili
kişinin dağıtımı yapılan belgeyi aldığı, dolaşımı yapılan belgeyi gördüğünün bir kanıtı
olması içindir.
Ekler
Ekler, yazıları tamamlayıcı belgelerdir. Yazı ya da rapordaki olgu, fikir, tartışma ve
tavsiyeleri açıklayan ya da destekleyen bilgiler levha, grafik, şema, harita, resim, yazı,
çizelge olarak raporun sonuna sıra numarası ya da harfler esasına göre (Ek-1, Ek-2 ya da EkA, Ek-B, …) eklenir. Bunlar yazı veya raporun ana kısmındaki gerekli olmayan bilgileri
kapsar. Böylece, okuyucu raporu okurken birçok şema, çizelge, resim vb.’leriyle
karşılaşmaktan kurtarılır, istediğini inceleme imkanı verilir. Raporun ilgili kısmına eklerin
isimleri ve ek numaraları yazılarak kolaylıkla bulunmaları sağlanır. (Ek-1’ e bakınız veya
Bkz. Ek-1 gibi).
Belgeler dosyalanırken mutlaka ekleri ile birlikte dosyalanmalıdır.
Çoğaltma
Ortaya çıkmış bir belge, eğer işlem görecek ise, belge dağıtılır. Önce belgenin
dağıtılacağı kişilerin listesi çıkarılır ve bu listeye göre belge çoğaltılır. Belge kaç kişiye
dağıtılacaksa, ekleri dahil olmak üzere, toplam dağıtılacak kişi sayısı kadar kopya yapılır ve
her kişiye, oluşturulan belge setlerinden verilir. Belgenin dağıtıldığı kişilerin bir isim listesi,
elde kalan orijinal belgenin uygun bir yerine yazılır ve kopyaların verildiği tarih not edilir.
Yerleştirme Şekli
Belgeler, dosyalama sistemlerine göre gruplandırıldıktan sonra dosyalanmak amacıyla
belli bir sıralamaya tutulurlar. Bu sıralamadaki aşamalar şunlardır:
Evrak telli dosyaya veya mekanizmalı dosyaya konulacaksa delgi makinesiyle delinir. Gizli belgeler delinmeden kapalı dolaplara konulur.
Belgenin, içine konulacak dosyaya ait olup olmadığı kontrol edilir.
Yeni tarihli belge en üste konur.
Dosyaya gereğinden fazla belge konulmuşsa, yeni bir dosya açılır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder